Für viele Vermieter beginnt bald wieder die Zeit der Nebenkostenabrechnungen. Dieses Thema ist sicherlich so beliebt wie die Steuererklärung, aber leider kommen Sie nicht an dieser vorbei, wenn Sie die umlagefähigen Nebenkosten für Ihre Mietwohnungen zurückerstattet haben wollen. Damit Sie am Ende eine korrekte und rechtssichere Abrechnung an Ihre Mieter schicken können, erläutern wir Ihnen die sechs häufigsten Stolperfallen.
Die Nebenkostenabrechnung darf natürlich nur Posten enthalten, die auch als umlagefähige Nebenkosten deklariert sind. Jene Vereinbarung ist bereits vertraglich zu Beginn des Mietverhältnisses zu treffen. In § 2 der Betriebskostenverordnung sind 17 Kostenpunkte aufgeführt, die Sie einzeln erwähnen können - oder Sie führen einfach den Paragrafen im Vertrag auf. Alles, was nicht innerhalb der Verordnung aufgeführt ist, muss zusätzlich in den Mietvertrag integriert werden. Wenn dies nicht der Fall ist, sind die Aufwendungen nicht umlagefähig. Sie können neu entstandene Nebenkosten übrigens auch nachträglich und ohne eine Zustimmung des Mieters hinzufügen. Hierfür muss im Vertrag allerdings eine sogenannte Öffnungsklausel vorhanden sein und die Ausgaben müssen im Katalog der Betriebskostenverordnung aufgeführt sein.
Um den Mietern die Unterscheidung von umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Beträge zu verdeutlichen und gleichzeitig zu erleichtern, sollten die Gesamtkosten immer angegeben werden. Dadurch können erste Rückfragen seitens der Mieter ausgeschlossen werden. Zudem sollten sich die geschuldete Zusammenstellung der gesamten Ausgaben an den im Vertrag vereinbarten Posten orientieren. Dadurch können Ihre Mieter in der geforderten einfachen Weise erkennen, ob auch wirklich nur die vereinbarten Kosten abgerechnet werden.
Denken Sie daran, die geleisteten Vorauszahlungen Ihrer Mieter anzugeben und aus der Nachforderungssumme herauszurechnen. Dabei sollten Sie zudem darauf achten, dass die Zahlungen korrekt abgezogen werden. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung über Dritte erledigen lassen, empfehlen wir Ihnen, diese selbst nachzurechnen und auf Fehler zu überprüfen.
Vermieter haben regelmäßig die Pflicht, die Nebenkostenabrechnung so zu gestalten, dass diese für den Mieter gedanklich sowie auch rechnerisch nachvollziehbar ist. Ansonsten herrscht eine formelle Unwirksamkeit vor. Insbesondere die Verteilerschlüssel müssen diesen Anforderungen entsprechen, damit sie für Laien verständlich sind. Daher muss der individuelle Verteilerschlüssel für jeden einzelnen Mieter korrekt aufgeführt und natürlich auch angewendet werden.
Mitunter kommt es vor, dass gar keine Ausweisung der verwendeten Umlagebasis in der Nebenkostenabrechnung erfolgt. Es sollten aber zumindest die Angabe und eine kurze Erläuterung erfolgen, welcher Verteilerschlüssel (Personenanzahl, Wohneinheiten oder Wohnfläche) verwendet wird.
Ein fataler Fehler, der Sie um eine Rückerstattung der Kosten durch Ihre Mieter bringen kann, ist die Überschreitung der Abrechnungsfrist. Diese ist in § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt und beträgt 12 Monate nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes.
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